Robot Process Automation auch RPA genannt, bietet Unternehmen viele Vorteile. Sie sparen Zeit und Geld. Soweit so gut. Geht es auch etwas genauer? Gehen wir die Vorteile an einem Beispiel durch.
Unsere Beispielperson heißt Petra. Sie arbeitet in der Muster AG. Sie bekommt von Ihrem Kunden per Mail eine Liste mit Suchbegriffen. Für jeden Suchbegriff soll Sie herausfinden, ob die Website des Kunden in den Ergebnissen der Suchmaschine auftaucht. Petra mag diese Aufgabe nicht besonders gerne machen. Es ist immer dasselbe. Einen Suchbegriff in die Suchmaschine eingeben. Die Suchergebnisse kontrollieren und das Ergebnis in eine Liste eintragen. Dann schickt Sie die Liste zur Kontrolle an ihren Kollegen Sven und sendet dann die kontrollierte Liste zurück an den Kunden. Die Arbeit ist eintönig und wenig fordernd.
Wie können wir Petra durch Automatisierung helfen?
Wir können einen Roboter schreiben. Dieser wird automatisch gestartet, sobald die Mail mit den Suchbegriffen vom Kunden kommt. Er geht die Liste Begriff für Begriff durch. Er trägt die Begriffe in die Suchmaschine ein, kontrolliert die Suchergebnisse und trägt das Ergebnis in die Liste ein. Abschließend schickt er die Liste an Sven zur Kontrolle. Petra ist glücklich, Sie braucht diese eintönige Arbeit nicht mehr machen und kann in dieser Zeit anderen Tätigkeiten nachgehen. Sie spart Zeit. Doch dass ist noch nicht alles ...
Reaktionszeit
Petra hat auch andere Dinge zu tun und kann daher nicht ununterbrochen ihr Email Postfach kontrollieren. Außerdem mochte Petra diese Tätigkeit nicht gerne machen und hat die Aufgabe schonmal vor sich hergeschoben. Jetzt beginnt der Roboter direkt mit der Arbeit. Sven erhält die Liste zur Kontrolle kurz nachdem die Suchbegriffe geschickt wurden.
Prozessstabilität
Früher waren immer wieder Fehler in der Ergebnisliste. Das ist nicht Petras Schuld. Eintönige, wiederkehrende Aufgaben sind anfällig für Fehler. Es ist nur eine Frage der Zeit bis Fehler passieren. Jetzt sind keine Fehler mehr in der Liste. Da der Prozess so gut läuft, beschließt die Muster AG, dass die Kontrolle durch Sven nicht mehr nötig ist. Sven hat jetzt Zeit für andere Tätigkeiten. Außerdem wird die Reaktionszeit kürzer. Auch Sven brauchte einige Zeit um auf die Mail von Petra zu reagieren. Daher hat es schon mal einen Tag gedauert bis der Kunde seine Ergebnisse bekam. Jetzt dauert es nur noch Minuten.
Ausführungszeitpunkt
Jetzt läuft der Prozess automatisch. Er kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt ausgeführt werden. Auch nachts oder am Wochenende. Die Muster AG kann daher ihren Kunden eine Garantie geben, dass sie ihre Ergebnisse bereits nach kurzer Zeit erhalten. Das freut die Kunden. Außerdem kann die Muster AG ihre Dienstleistung jetzt auch weltweit Kunden aus anderen Zeitzonen anbieten.
Geschwindigkeit
Ein Roboter kann die Arbeit viel schneller erledigen als ein Mensch. Ob die Liste einen oder 1000 Begriffe enthält macht für den Robotor praktisch keinen Unterschied. Die Muster AG bietet Ihren Kunden deshalb an auch Listen mit sehr vielen Begriffen zu verarbeiten. Außerdem kann es sich die Muster AG leisten die Preise für die Suchbegriffe zu senken.
Skalierbarkeit
Angelockt von den günstigeren Preisen und der weltweiten Verfügbarkeit kommen immer mehr Kunden zur Muster AG. Die Muster AG kann mit dem erhöhten Auftragsvolumen umgehen. Durch die Automatisierung hat Sie dafür gesorgt, dass der Prozess skalierbar ist. Anstatt eines Roboters kann die Muster AG zwei, drei oder auch 10 Robotor gleichzeitig einsetzen, je nach aktuellem Bedarf.
Hier beenden wir unser Beispiel. Wir haben gesehen, dass Petra's eingesparte Zeit bei weitem nicht der einzige Vorteil war.
Die Muster AG hat jetzt:
Diese Vorteile überwiegen die eingesparte Zeit bei weitem.
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