RPA steht für "Robot Process Automation". Im Kern geht es darum, dass wir Tätigkeiten an ein Computerprogramm delegieren. Es wird auch Bot genannt. Der Bot führt diese Tätigkeit dann automatisiert aus. Ein Bot ist das virtuelle Gegenstück zu einem Roboter. Der Roboter führt Prozesse in der Fabrik aus. Der Bot führt Aufgaben am Computer aus.

RPA bietet viele Vorteile. Ein automatisierter Prozess läuft schneller ab als ein manueller. Sie sparen Zeit und Geld. Sie benötigen weniger Zeit für die gleiche Tätigkeit. Oder Sie schaffen mehr in der gleichen Zeit. Ihre Produktivität steigt. Automatisierung setzt eine Kaskade von weiteren Vorteilen in Gang. Sie entlasten sich und Ihre Mitarbeiter von Routineaufgaben. Routineaufgaben sind oft langweilig und wenig fordernd. Sie arbeiten unkonzentriert. Fehler passieren. Es hat sich sprichwörtlich "die Routine eingeschlichen". Automatisieren Sie Routineaufgaben und konzentrieren Sie sich auf die spannenden und herausfordernden Aufgaben. Sie arbeiten motivierter und fokussierter.

Am Anfang brauchen wir einen Prozess. Wir identifizieren die einzelnen Prozessschritte. Dann bringen wir dem Bot bei, wie er die einzelnen Schritte ausführen muss. Ein Bot bietet uns hierfür viele Möglichkeiten. Bots können unter anderem:

Nachdem wir dem Bot den Prozess beigebracht haben, testen wir den Prozess. Zum Schluss sagen wir dem Bot noch, wann der Prozess ausgeführt werden soll. Das kann z.B. ein festgelegtes Datum oder ein Ereignis, wie eine eingehende Email, sein. So können Sie Prozess für Prozess automatisieren. Doch damit nicht genug. Wenn Sie es richtig machen, dann ist jeder automatisierte Prozess wie ein Legostein. Er lässt sich wiederverwenden. Zusammen mit anderen einfachen Steinen lassen sich sehr komplexe Modelle bauen. So können Sie aus einfachen Teilprozessen sehr komplexe Prozesse erstellen.

Es bietet sich an mit solchen Prozessen zu starten, die direkt Ihren Umsatz erhöhen, oder Ihre Kosten senken. Beginnen Sie nicht mit einem Prozess nur weil er einfach zu automatisieren ist. Das mag verlockend und einfach sein. Sie laufen Gefahr, dass sich Ihre Investition in RPA nicht rechnet. Im Worst Case haben Sie kein Investitionsbudget mehr und kein Vertrauen in die RPA Technologie. Das wäre fatal. Beginnen Sie also mit Prozessen, die direkt Ergebnisse produzieren. So können Sie den Erfolg Ihrer RPA Investition messen. Außerdem setzen Sie Ressourcen frei mit denen Sie weitere Prozesse automatisieren können. Ein klassisches Beispiel wäre das tägliche Abrufen der neuesten Geschäftsdaten.